Introdução aos limites de uso
Cada conta no Coletum possui limites específicos de utilização, que variam de acordo com o tipo de assinatura contratada. Esses limites se aplicam aos seguintes recursos:
Formulários
Preenchimentos
Armazenamento
Usuários
É essencial entender e gerenciar esses limites para otimizar o uso da sua conta e evitar interrupções nos seus processos de coleta de dados.
Você pode acompanhar essas informações na tela inicial (visão geral) do Coletum web. Isso permite monitorar em tempo real o status dos seus limites, ajudando a evitar surpresas indesejadas.
Neste artigo, vamos entender como gerenciar cada um dos limites de uso.
Gerenciando o limite de Formulários
Quando o limite de formulários é atingido, é necessário gerenciar os formulários existentes. Aqui estão algumas estratégias para otimizar esse uso:
Revisar formulários atuais: Avalie quais formulários são essenciais para suas operações atuais e quais podem ser excluídos. Para isso, acesse o menu principal e vá até a seção Formulários.
Exportar dados importantes: Antes de excluir qualquer formulário, exporte os dados para garantir que informações importantes sejam preservadas > Artigo Como exportar meus dados?
Excluir formulários desnecessários: Identifique formulários que não estão mais em uso e exclua-os para liberar espaço > Artigo Como excluir um formulário?
Após concluir, você pode voltar à Visão Geral para verificar o uso dos formulários atualizado.
Gerenciando o limite de Preenchimentos
Para liberar espaço na quantidade de preenchimentos, existem duas alternativas: exclusão manual, removendo individualmente os preenchimentos que deseja, ou exclusão em massa.
Alternativa 1: Exclusão individual
Se forem poucos preenchimentos: Você pode excluir manualmente cada preenchimento, um por vez. Isso manterá apenas os preenchimentos que você precisa.
Entrar na seção Formulários: Acesse a área onde estão listados todos os formulários.
Identificar e acessar o formulário desejado: Encontre o formulário que contém os preenchimentos que você deseja excluir.
Excluir preenchimentos: Para cada preenchimento que você deseja excluir, vá ao menu direito Ações e selecione Excluir.
Alternativa 2: Exclusão em massa
Se forem muitos preenchimentos: Uma opção mais rápida seria duplicar o formulário para criar uma cópia. Em seguida, você pode excluir o formulário original, o que removerá todos os preenchimentos de uma só vez.
Entrar na seção Formulários: Acesse a área onde estão listados todos os formulários.
Identificar e acessar o formulário desejado: Encontre o formulário que contém os preenchimentos que você deseja excluir.
Duplicar o formulário*: No menu direito Ações, selecione Duplicar formulário.
Editar e salvar o formulário duplicado*: Faça quaisquer ajustes necessários no formulário duplicado e salve-o.
Excluir o formulário original: Identifique novamente o formulário original, vá ao menu direito Ações e selecione Excluir formulário. Isso excluirá todos os preenchimentos associados a ele.
Após concluir, você pode voltar à Visão Geral para verificar o uso dos preenchimentos atualizado.
Gerenciando o limite de Armazenamento
Quando o limite de armazenamento é atingido, é necessário reduzir o uso dos formulários ou preenchimentos. Como a quantidade de preenchimentos costuma ser maior e consome mais armazenamento, essa é geralmente a área a ser otimizada.
Para gerenciar o armazenamento de forma eficaz:
Revisar a quantidade de uso atual: Analise quais formulários e preenchimentos ocupam mais espaço.
Identificar dados para limpeza: Identifique quais dados podem ser excluídos.
Seguir os procedimentos de gerenciamento: Use as etapas acima descritas, na seção dos formulários ou preenchimentos, para excluir os dados desnecessários.
Após concluir, você pode voltar à Visão Geral para verificar o uso do armazenamento atualizado.
Gerenciando o limite de Usuários
Ao alcançar o limite de usuários e precisar adicionar mais, você pode considerar as seguintes opções:
Revisar os usuários ativos na conta: acesse o menu principal > seção Equipe e analise os usuários existentes.
Identificar usuários sem uso: Se encontrar algum usuário que não seja mais necessário, você pode proceder com sua exclusão.
Solicitar um upgrade: Caso precise aumentar o limite de usuários, entre em contato com nossa equipe comercial via chat. Clique aqui se tiver dúvidas sobre nossos canais.
Após concluir, você pode voltar à Visão Geral para verificar o uso dos usuários atualizado.
Outros recursos com limitações
Além dos recursos principais mencionados acima, existem estes outros que também possuem limitações, mas são gerenciados separadamente:
Link Público: apenas contas no plano Iniciante (versão gratuita) não tem acesso a este recurso. Para saber mais sobre os links públicos, clique aqui.
Requisições API Web Service: para saber mais sobre integração do Coletum com outras ferramentas externas, consulte o artigo Integração via API.
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