Gerenciando os limites de uso da conta

Introdução aos limites de uso

Cada conta no Coletum possui limites específicos de utilização, que variam de acordo com o tipo de assinatura contratada. Esses limites se aplicam aos seguintes recursos:

• Formulários

• Preenchimentos

• Armazenamento

• Usuários

É essencial entender e gerenciar esses limites para otimizar o uso da sua conta e evitar interrupções nos seus processos de coleta de dados.

Você pode acompanhar essas informações na tela inicial (visão geral) do Coletum web. Isso permite monitorar em tempo real o status dos seus limites, ajudando a evitar surpresas indesejadas.

Neste artigo, vamos entender como gerenciar cada um dos limites de uso.

Gerenciando o limite de Formulários

Quando o limite de formulários é atingido, é necessário gerenciar os formulários existentes. Aqui estão algumas estratégias para otimizar esse uso:

1. Revisar formulários atuais: Avalie quais formulários são essenciais para suas operações atuais e quais podem ser excluídos. Para isso, acesse o menu principal e vá até a seção Formulários.

2. Exportar dados importantes: Antes de excluir qualquer formulário, exporte os dados para garantir que informações importantes sejam preservadas > Artigo Como exportar meus dados?

3. Excluir formulários desnecessários: Identifique formulários que não estão mais em uso e exclua-os para liberar espaço > Artigo Como excluir um formulário?

Antes de excluir qualquer preenchimento ou formulário, é altamente recomendável fazer uma exportação dos dados para garantir que você tenha backup dos mesmos. A exclusão é definitiva e não pode ser revertida.

Após concluir, você pode voltar à Visão Geral para verificar o uso dos formulários atualizado.

Gerenciando o limite de Preenchimentos

Para liberar espaço na quantidade de preenchimentos, existem duas alternativas: exclusão manual, removendo individualmente os preenchimentos que deseja, ou exclusão em massa.

Antes de excluir qualquer preenchimento ou formulário, é altamente recomendável fazer uma exportação dos dados para garantir que você tenha backup dos mesmos. A exclusão é definitiva e não pode ser revertida.

Alternativa 1: Exclusão individual

• Se forem poucos preenchimentos: Você pode excluir manualmente cada preenchimento, um por vez. Isso manterá apenas os preenchimentos que você precisa.

  1. Entrar na seção Formulários: Acesse a área onde estão listados todos os formulários.

  2. Identificar e acessar o formulário desejado: Encontre o formulário que contém os preenchimentos que você deseja excluir.

  3. Excluir preenchimentos: Para cada preenchimento que você deseja excluir, vá ao menu direito Ações e selecione Excluir.

Alternativa 2: Exclusão em massa

• Se forem muitos preenchimentos: Uma opção mais rápida seria duplicar o formulário para criar uma cópia. Em seguida, você pode excluir o formulário original, o que removerá todos os preenchimentos de uma só vez.

  1. Entrar na seção Formulários: Acesse a área onde estão listados todos os formulários.

  2. Identificar e acessar o formulário desejado: Encontre o formulário que contém os preenchimentos que você deseja excluir.

  3. Duplicar o formulário*: No menu direito Ações, selecione Duplicar formulário.

  4. Editar e salvar o formulário duplicado*: Faça quaisquer ajustes necessários no formulário duplicado e salve-o.

  5. Excluir o formulário original: Identifique novamente o formulário original, vá ao menu direito Ações e selecione Excluir formulário. Isso excluirá todos os preenchimentos associados a ele.

*Obs.: Ações 3-4 opcionais, indicadas caso precise excluir apenas os preenchimentos, mantendo salvo o modelo do formulário.

Após concluir, você pode voltar à Visão Geral para verificar o uso dos preenchimentos atualizado.

Gerenciando o limite de Armazenamento

Quando o limite de armazenamento é atingido, é necessário reduzir o uso dos formulários ou preenchimentos. Como a quantidade de preenchimentos costuma ser maior e consome mais armazenamento, essa é geralmente a área a ser otimizada.

Para gerenciar o armazenamento de forma eficaz:

1. Revisar a quantidade de uso atual: Analise quais formulários e preenchimentos ocupam mais espaço.

2. Identificar dados para limpeza: Identifique quais dados podem ser excluídos.

3. Seguir os procedimentos de gerenciamento: Use as etapas acima descritas, na seção dos formulários ou preenchimentos, para excluir os dados desnecessários.

Após concluir, você pode voltar à Visão Geral para verificar o uso do armazenamento atualizado.

Gerenciando o limite de Usuários

Ao alcançar o limite de usuários e precisar adicionar mais, você pode considerar as seguintes opções:

1. Revisar os usuários ativos na conta: acesse o menu principal > seção Equipe e analise os usuários existentes.

2. Identificar usuários sem uso: Se encontrar algum usuário que não seja mais necessário, você pode proceder com sua exclusão.

3. Solicitar um upgrade: Caso precise aumentar o limite de usuários, entre em contato com nossa equipe comercial via chat. Clique aqui se tiver dúvidas sobre nossos canais.

Após concluir, você pode voltar à Visão Geral para verificar o uso dos usuários atualizado.

Outros recursos com limitações

Além dos recursos principais mencionados acima, existem estes outros que também possuem limitações, mas são gerenciados separadamente:

• Link Público: apenas contas no plano Iniciante (versão gratuita) não tem acesso a este recurso. Para saber mais sobre os links públicos, clique aqui.

• Requisições API Web Service: para saber mais sobre integração do Coletum com outras ferramentas externas, consulte o artigo Integração via API.

Palavras-chave relacionadas: gerenciamento, limites, otimização, formulários, monitoramento, uso, armazenamento, controle, usuários, exclusão, exportação, dados, preenchimentos, duplicação, equipe, upgrade, backup, recursos, coleta, Coletum.

Ficou com alguma outra dúvida?

• Consulte outros artigos da Central de Ajuda.

• Entre em contato com nossa equipe de suporte nos Canais de Atendimento.

Estamos aqui para ajudar você a aproveitar ao máximo o Coletum!