Introdução
Quando um colaborador deixa a empresa e um novo assume suas responsabilidades, é crucial garantir uma transição suave no acesso aos preenchimentos na plataforma Coletum. Este artigo orienta sobre as melhores práticas atuais e informa sobre uma nova funcionalidade em desenvolvimento para facilitar esse processo.
Atualmente, o Coletum oferece os seguintes níveis principais de permissionamento:
Nível padrão de colaborador: níveis para criar, visualizar, editar e excluir seus próprios preenchimentos.
Nível padrão de administrador: níveis para visualizar, editar e excluir os preenchimentos de todos membros da equipe.
Estas opções, no entanto, nem sempre atendem às necessidades específicas de colaboradores que precisam assumir as responsabilidades de um colega que deixou a empresa.
Nova funcionalidade em desenvolvimento
Estamos empolgados em anunciar que uma nova funcionalidade está quase pronta para lançamento. Esta atualização permitirá:
Dar acesso específico de um usuário a outro.
Exemplo: O novo colaborador poderá receber acesso de edição aos preenchimentos do ex-colaborador.
Esta nova funcionalidade facilitará significativamente o processo de transição entre colaboradores, mantendo a segurança e a precisão dos dados.
Soluções temporárias
Enquanto a nossa nova funcionalidade não está disponível, recomendamos as seguintes opções de procedimento:
Opção 1 - Editando e-mail de login do usuário anterior: Altere o e-mail do ex-colaborador para um novo e-mail que o usuário atual responsável possa utilizar para acessar o sistema. Para isso, basta fazer login na sessão do ex-colaborador e alterar seu e-mail cadastrado > Artigo Como atualizo meus dados de usuário?
Certifique-se de que o novo e-mail seja diferente de qualquer outro já cadastrado no Coletum. Indicamos fortemente que seja um e-mail corporativo, que seja da organização e não pessoal.
Com o novo e-mail, o usuário atual poderá acessar especificamente os dados coletados pelo ex-colaborador, incluindo acesso de edição e outras permissões necessárias.
Caso precise revisar qualquer permissão de acesso do usuário, consulte mais no artigo Gerenciando permissões de acesso.
Opção 2 - Ajuste as permissões do novo colaborador nas opções padrão atuais: Dependendo da situação, você pode conceder acesso de edição aos preenchimentos de todos os membros (se apropriado para a função) > Artigo Gerenciando permissões de acesso.
Sugestão adicional - Documente as mudanças: Mantenha um registro das alterações de acesso para uma referência futura, se necessário.
> Como posso redefinir minha senha?
Observações importantes
E-mails corporativos: Recomendamos fortemente o uso de e-mails corporativos da organização, evitando e-mails pessoais. Essa prática previne que acessos e dados fiquem associados a uma pessoa específica e ajuda a evitar transtornos caso um colaborador deixe a organização, garantindo que a empresa mantenha o controle sobre os acessos.
Usuários existentes: Caso o novo colaborador já esteja cadastrado com usuário na conta, será preciso cadastrar um e-mail diferente para login no usuário do ex-colaborador.
Encontrando os preenchimentos coletados pelo ex-colaborador
Todos os preenchimentos e dados coletados pelos usuários pertencem à conta e permanecem salvos nela, independentemente de mudanças na equipe. Você pode acessá-los facilmente seguindo estes passos:
Acesse o menu principal > Formulários
Selecione o formulário desejado, e visualize seus preenchimentos, incluindo aqueles do ex-colaborador.
Dica: Para mais detalhes sobre como localizar e visualizar preenchimentos específicos, consulte nosso artigo Como visualizar os preenchimentos de um formulário?.
Próximos passos
Fique atento às atualizações: Informaremos sobre o lançamento da nova funcionalidade através de nosso canal Novidades (Assistente Coletum virtual 360°)
Planeje a transição: Ao saber da saída de um colaborador, comece a planejar a transferência de acesso com antecedência.
Treinamento: Prepare-se para treinar os novos colaboradores sobre como usar a plataforma e acessar os preenchimentos relevantes. Utilize nossa Central de Ajuda para treinar e orientar sua equipe da melhor forma.
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Conclusão
Entendemos a importância de uma transição suave quando há mudanças na equipe. Enquanto trabalhamos para lançar a nova funcionalidade que atenderá diretamente essa necessidade, estamos à disposição para auxiliar com as melhores práticas atuais.
Ficou com alguma outra dúvida?
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Consulte nossos outros artigos na Central de Ajuda.
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Estamos aqui para ajudar você a aproveitar ao máximo o Coletum!